Stille kosten in inkoopfacturen: zeven lekken die je zelf kunt vinden (met rekenvoorbeeld)

Een koelhuis rekende vorig jaar €96 per palletplaats per maand. Nu staat er €106 op de factuur. Niemand heeft het gezien, want de factuur klopt met de levering, het totaal klopt met de pakbon, en de crediteurenadministratie heeft geen reden om te twijfelen. Bij 40 palletplaatsen is dat €4.800 per jaar die niemand heeft goedgekeurd.

Dat is een stille kost. Niet fout genoeg om op te vallen, wel groot genoeg om op te tellen. En hij staat zelden alleen: waar één tarief stil omhooggaat, is meestal ook een leverancier al jaren niet vergeleken en wordt hetzelfde onderdeel steeds met spoed besteld. Grote bedrijven hebben er een inkoopafdeling voor die posten één voor één naloopt. In het middensegment doet vaak niemand het, omdat het niemands werk is.

In dit artikel: de zeven lekken die je in bijna elke inkoopadministratie vindt, hoe je ze herkent, en hoe je ze omrekent naar euro's per jaar.

Waarom juist nu

Leveranciers hebben in 2026 echte redenen om duurder te worden. De cao-lonen lagen in 2025 gemiddeld 5,0% hoger dan in 2024 (CBS). In het wegvervoer stijgen de kosten door de vrachtwagenheffing netto met 7 tot 8%, en met de hogere lonen erbij komen veel vervoerders boven de 10% uit, volgens ING Research (Accountancy van Morgen). Bijna de helft van de verladers wil over de heffing onderhandelen.

Een prijsstijging is dus niet het probleem. Een stijging die niemand heeft gezien, niet is onderbouwd en niet is uitonderhandeld, wel. In een jaar met veel echte stijgingen valt een stille extra stijging juist minder op.

De zeven lekken

Elke regel staat uitgewerkt, met de controle, de rekensom en een voorbeeld, in het regelboek.

1. Prijs omhoog zonder akkoord

De simpelste en de meest voorkomende. Leg per leverancier en artikel de stuksprijs op tijd. Begin bij verschillen van meer dan 2% én meer dan €500 effect per jaar, anders verdrink je in kleine verschillen door afronding en eenheden. (IN-01)

2. Stille indexatie

Een leverancier verhoogt per 1 januari alle tarieven met 1,6%. Op de factuur zie je alleen de nieuwe prijs. Bij €390.000 per jaar bij die vervoerder is dat €6.240, en het telt op: volgend jaar komt de nieuwe indexatie bovenop deze. Je hebt minstens 13 maanden facturen nodig om het te zien. (IN-02)

3. Boven de afspraak

Afgesproken €3,85 per kilo, gefactureerd €4,10. Bij 12.000 kilo per jaar is dat €3.000. Hier heb je de afspraak nodig: een contract, een prijslijst of een mail. Wie die nergens centraal heeft, kan deze controle niet doen, en dat is meteen het eerste lek. (IN-12)

4. Gefactureerd, niet ontvangen

Gefactureerd 1.200 kilo, ontvangen 1.140 kilo. 60 kilo maal €8,20 is €492, op één levering. Dit is de klassieke three-way match: order, ontvangst, factuur. Veel pakketten kunnen het, maar alleen als de ontvangst ook echt wordt geboekt. (IN-13)

5. Dubbel betaald

Een factuur komt binnen per mail én via de portal van de leverancier, of wordt na een herinnering opnieuw ingeboekt. Zelfde nummer, zelfde bedrag. Er bestaan hele bedrijven, recovery-auditors, die achteraf dit soort betalingen terughalen tegen een percentage. Vóór betaling tegenhouden is goedkoper. (IN-11)

6. Nooit vergeleken

De vraag is simpel: wanneer heb je deze leverancier voor het laatst naast twee andere gelegd? Bij leveranciers waar je al jaren zit, is het antwoord vaak nooit. Een vergelijking betekent niet dat je wisselt; vaak offreert de huidige leverancier scherper zodra hij weet dat je kijkt. Toon het effect altijd als bandbreedte, nooit als belofte. (IN-03)

7. Spoed als gewoonte

Een onderdeel van €4 wordt met spoed besteld voor €55, vier keer per jaar. Dat is €204 aan toeslag, voor iets wat met tien stuks op de plank €40 had gekost. Spoed is soms nodig. Spoed op hetzelfde artikel, steeds weer, is een minimumvoorraad die ontbreekt. (IN-07)

Rekenvoorbeeld: een verzonnen producent

Een voedingsproducent met 80 mensen, zo'n 1.200 inkoopfacturen per maand. Na 12 maanden factuurregels naast elkaar:

Het zekere deel is niet spectaculair, en dat is precies het punt: het is geld dat elk jaar terugkomt, zonder dat iemand iets hoeft te veranderen aan hoe het bedrijf werkt. Het grote geld zit meestal in de vergelijking, maar daar moet iemand wel tijd voor maken.

Wil je stille indexatie met je eigen getallen uitrekenen: de rekentool op de pagina van de inkoopcontrole rekent ook uit wat het over meerdere jaren heeft gekost.

Zo doe je het zelf

1. Exporteer factuurregels, geen factuurtotalen. Je hebt per regel nodig: leverancier, artikel of omschrijving, aantal, eenheid, stuksprijs, datum en factuurnummer. Minstens 12 maanden, liever 24.
2. Maak artikelen per leverancier gelijk. "Handschoen nitril M doos 100" en "Nitril handsch. maat M (100)" zijn hetzelfde. Dit is het meeste werk, en je hoeft het maar één keer te doen.
3. Zet per artikel de prijs op tijd en reken het verschil uit tussen de eerste en de laatste prijs. Sorteer op effect per jaar, niet op percentage.
4. Kijk per leverancier rond 1 januari. Gaat alles tegelijk met hetzelfde percentage omhoog, dan is het een indexatie.
5. Zoek dubbelen: zelfde leverancier en factuurnummer, of zelfde bedrag binnen 30 dagen.
6. Maak een lijst van contracten met einddatum en opzegtermijn. Bij zakelijke contracten geldt wat je hebt afgesproken; de wettelijke regels tegen stilzwijgend verlengen gelden voor consumenten (Ondernemersplein). Wie de opzegdatum mist, zit vaak weer een jaar vast.
7. Rangschik op euro's per jaar en begin bovenaan. Bel of mail de leverancier met de factuurregel erbij.

Waarom het blijft liggen

Niet omdat niemand het belangrijk vindt. Wel om drie praktische redenen:

• Pdf's. Veel facturen staan als pdf in de boekhouding, met alleen het totaal geboekt. De regels zitten in de pdf, niet in een tabel.
• Artikelomschrijvingen. Per factuur net anders, per leverancier anders genummerd. Zonder gelijkmaken vergelijk je appels met peren.
• Iedereen koopt in. Productie, techniek en kantoor bestellen elk bij hun eigen leverancier. Niemand ziet dat dezelfde handschoenen op drie plekken een andere prijs hebben.

Hoe wij dit doen

Onze inkoopcontrole doet dit elke dag, op elke factuur, vóór betaling. AI leest de pdf's naar regels; gewone code controleert dat de regels optellen tot het factuurtotaal, en draait de controles hierboven. Elke melding komt met het bedrag per jaar, de factuurregel en een concept-mail aan de leverancier. Een mens keurt goed.

Je kunt het eerst op je eigen facturen zien met de gratis Lekcheck: stuur 12 maanden inkoopfacturen, als export of als pdf's, en je krijgt per soort lek wat het je per jaar kost, in euro's. Wil je het terughalen én dicht houden, dan is er Marge Terug: een jaar lang elke factuur nagerekend, met de drie-keer-garantie.

Bronnen

• CBS, Cao-lonen stijgen in 2025 met 5,0 procent, 31 december 2025
• Accountancy van Morgen over ING Research, Kosten wegvervoer stijgen sterk door vrachtwagenheffing, 18 februari 2026
• Ondernemersplein (KVK en overheid), Abonnement stilzwijgend verlengen
• Agentfabriek, Het regelboek: 25 lekregels, met de rekensom per regel