What you start with
An export of 12 months of supplier invoices from your accounting or ERP, or just the PDFs from the mailbox. Price agreements and contracts sharpen it, but are not needed to start.
P1 · Purchasing
Every invoice checked before payment
Puts every supplier invoice next to the last price, the agreement and the receipt, finds hidden costs in euros per year and prepares the renegotiation.
- Available now
- Price:
- Margin Back: €7,950 for the first year
- For:
- CFO, COO or purchasing manager
- On top of your own ERP
- Every leak in euros a year
- Email and exports first
- A person approves
The problem
Why it leaks here
At most companies a supplier invoice is checked for one thing: does it add up. Whether the price still matches last year, the agreement or what another supplier charges, nobody sees. Large companies have a purchasing department that compares everything. The purchasing check does that work on every line of every invoice, and prepares the email to the supplier.
What it costs
1% of €15 million in purchasing is €150,000 a year. A leak does not need to be bigger than that to hit your profit.
A pallet place that quietly gets more expensive, an invoice above the agreement, a contract that rolls over. Each too small to notice.
What we check
6 checks, on every line
- Price higher than last time, same supplier and item
- Silent indexation: all rates up a few percent at once
- Invoice above the price agreement, or more invoiced than received
- Duplicate invoices, before they are paid
- Suppliers not compared in a year, and contracts about to renew silently
- Rush orders that should have been minimum stock
What an alert looks like
The amount, the evidence, the action
PurchasingRule IN-02
Silent indexation by your carrier
- Since 1 January
- all rates +1.6%
- Spend with this carrier
- €390,000 per year
- Last compared
- never
€6,240per year
Draft email to the carrier is ready: justify it, or restore the old rate.
To: Purchasing
Example alert · made-up company
Compared with what exists
Invoice capture software reads invoices to book them. Recovery auditors claw back overpayments afterwards, for a percentage, mostly at large companies. We check every line before payment, and prepare the email to the supplier.
How it connects
No partner contract and no integration project. Email and exports first, the API with your own key later. Exact Online, AFAS, Business Central, Odoo, SAP Business One, Ridder iQ, Isah and King.
Do the maths
What does it cost you?
Enter your own numbers. Want the result by email? Leave your name and email address.
Calculator: what does silent indexation cost?
CalculatorEnter what you spend per year with a supplier, and by what percentage the rates quietly went up.
per year, and it adds up every year
€6,250
Added up over 3 years: €38,129
spend × percentage, per year. Over several years it stacks: each year’s indexation comes on top of the last.
From the rulebook
The rules. With the calculation attached
Every rule has a threshold, a calculation and an action. So you see exactly when something becomes an alert, and what it is worth.
Hoe zie je dat een leverancier duurder is geworden?
IN-01What we check
De stuksprijs is hoger dan de vorige keer, bij dezelfde leverancier en hetzelfde artikel. We beginnen bij meer dan 2% én meer dan €500 effect per jaar.
Calculation
(nieuwe prijs − oude prijs) × verwacht volume per jaar
Example
Een artikel kostte vorig jaar €12,40, nu €12,90. Bij 9.600 stuks per jaar is dat €4.800 die niemand heeft goedgekeurd.
What is preparedEen mail aan de leverancier met de vraag om onderbouwing, of heronderhandelen.
Wat is stille indexatie, en hoe vang je die?
IN-02What we check
Een leverancier verhoogt alle of de meeste regels met hetzelfde percentage vanaf één datum, vaak 1 januari. Daarvoor zijn minstens 13 maanden facturen nodig.
Calculation
indexatiepercentage × omzet bij die leverancier per jaar
Example
Een vervoerder doet per 1 januari 1,6% op alle tarieven. Bij €390.000 per jaar is dat €6.240, elk jaar opnieuw, en het telt op.
What is preparedIndexatie aanvechten, of ruilen tegen volume.
Wanneer moet je een leverancier opnieuw vergelijken?
IN-03What we check
Een leverancier met meer dan €10.000 per jaar is in de afgelopen 12 maanden niet vergeleken, en er is geen tweede leverancier in dezelfde categorie.
Calculation
een bandbreedte van 10 tot 40% van de jaaromzet, nooit als belofte
Example
Verpakkingsmateriaal voor €48.000 per jaar, al zes jaar bij dezelfde leverancier. Twee offertes later ligt er een bod dat 18% lager is: €8.640 per jaar.
What is preparedEen offerteaanvraag voor drie partijen, klaar om te versturen.
Wanneer zet je een spoedartikel op voorraad?
IN-07What we check
Hetzelfde artikel is minstens twee keer per jaar met spoed gekocht, of tegen meer dan drie keer de normale prijs.
Calculation
vermeden spoedtoeslag per jaar − kosten van de voorraad
Example
Een onderdeel van €4 wordt met spoed besteld voor €55, vier keer per jaar. Dat is €204 aan toeslag, voor iets wat met tien stuks op de plank €40 had gekost.
What is preparedEen voorstel voor een minimumvoorraad, met aantal.
Hoe voorkom je dat een contract stilzwijgend doorloopt?
IN-09What we check
De einddatum of de laatste opzegdag valt binnen 90 dagen. AI leest datum en termijn uit het contract; de rest is een kalender.
Calculation
jaarwaarde van het contract, met de bandbreedte van IN-03
Example
Een contract van €84.000 per jaar met drie maanden opzegtermijn. Het signaal komt ruim vóór de laatste opzegdag, met een offerteaanvraag erbij.
What is preparedEen herinnering aan de eigenaar van het contract, met de opzegdatum.
Hoe voorkom je dat je een factuur twee keer betaalt?
IN-11What we check
Zelfde leverancier, bedrag en factuurnummer, of hetzelfde bedrag binnen 30 dagen met een vergelijkbare omschrijving.
Calculation
het dubbele bedrag
Example
Factuur 2026-118 van €4.312 komt binnen als pdf én via de portal van de leverancier. Zelfde nummer, zelfde bedrag: tegenhouden vóór betaling.
What is preparedTegenhouden vóór betaling, of een creditnota vragen.
Wat doe je als de factuur hoger is dan de afspraak?
IN-12What we check
De stuksprijs op de factuur is hoger dan in de prijsafspraak of het contract.
Calculation
(factuurprijs − afgesproken prijs) × aantal
Example
Afgesproken €3,85 per kilo, gefactureerd €4,10. Bij 12.000 kilo per jaar: €3.000.
What is preparedTegenhouden vóór betaling en een creditnota vragen.
Hoe controleer je of je hebt gekregen wat je betaalt?
IN-13What we check
De gefactureerde hoeveelheid is hoger dan de ontvangen hoeveelheid op de pakbon of in het ERP.
Calculation
(gefactureerd − ontvangen) × prijs
Example
Gefactureerd 1.200 kilo, ontvangen 1.140 kilo. 60 kilo × €8,20 = €492, op één levering.
What is preparedEen creditnota vragen, met de pakbon erbij.
Hoe controleer je een vrachtfactuur?
LO-05What we check
De prijs per palletplaats of per rit is hoger dan het afgesproken tarief, of er staan toeslagen op die niet in de afspraak staan.
Calculation
verschil × aantal, plus de toeslagen zonder afspraak
Example
Afgesproken €325 per rit, gefactureerd €340, plus een toeslag die nergens in het contract staat.
What is preparedEen creditnota vragen bij de vervoerder.
Pricing
Fixed prices
All prices excl. VAT. No percentage of your savings, no hourly billing.
A recovery firm takes up to 35 or 40% of what comes back. Margin Back costs a fixed €7,950, and you keep it all.
We take on at most four new companies a month.
Leak Check
first stepFree
You send 12 months of supplier invoices. You get, per type of leak, what it costs you a year in euros. For companies with around €3 million or more in annual purchasing.
- Price increases and silent indexation
- Paid twice and above the agreement
- Surcharges and freight
- Suppliers never compared
Want every line and the emails afterwards? The Leak Report costs €1,950, deducted from Margin Back.
Margin Back
first year€7,950
A Leak Report over 24 months, then every new invoice checked for a year. Everything prepared to get it back. Also payable as 12 × €695.
- Leak Report over 24 months
- Purchasing check on every new invoice
- Recovery pack, toll check, contract calendar
- One hour with management every quarter
If we do not find at least three times what you pay, you get everything back. After that €650 per month, cancellable monthly.
Custom builds
from€15,000/per phase
Software and AI for whatever else your factory needs: costing, orders, cost price, returnables, yield, reporting.
- Fixed price per phase
- A target per part
- On your own ERP and data
- Monthly support afterwards, if you want
If a part misses its target, we keep building at no extra cost.
More about custom buildsWe deliver purchasing now. The other checks are in early access: we set them up with a limited number of companies, at the prices below.
FAQ
Frequently asked questions
About the Leak Check, your invoices, your ERP and what it costs.
Do we need an ERP integration?
No. We start with an export or with the PDFs you forward. An integration can come later, with a key you create and revoke yourselves.
How is this different from invoice capture software?
Invoice capture reads an invoice to book it. We check whether the invoice is right: against the last price, the agreement, the receipt and comparable suppliers. They work fine side by side.
How do I start?
With a free Leak Check: we check 12 months of purchasing and show, per type of leak, what it costs you a year. Then Margin Back: a Leak Report over 24 months and every new invoice checked for a year, for €7,950, with the three-times guarantee.
Do we need to connect anything to our ERP?
No. An export from your accounting or the PDFs from the purchasing mailbox is enough, from Exact Online, AFAS, Business Central, Odoo, SAP Business One, Ridder iQ, Isah, King or any other package. For the ongoing check you forward invoices, or create an API key yourself.
Is this AI? Who decides?
AI only reads what needs reading, such as a PDF invoice. Plain code does the comparing and the maths, following our public rulebook, so every amount is right to the cent. Anything uncertain goes to a person, and nothing goes to a supplier without approval from someone on your team.
More questions?
Call or email. You get an answer from the people who build the checks, not from a sales team.
Other checks
Every place where margin leaks
- OrdersEvery order checked before you accept
- Cost priceA cost price that moves with your purchasing
- ReturnablesCrates and deposits per customer, reconciled
- Month-endAn explanation for every variance
- StaffingThe crew that fits the volume
- YieldOverfill and yield in euros
- MaintenanceWhat every breakdown really costs
Know what is leaking
Send 12 months of supplier invoices. You get, per type of leak, what it costs you a year in euros. Free.