Software koppelen aan je ERP zonder partnercontract: Exact Online, AFAS, Business Central en Ridder iQ

"Kunnen jullie koppelen met ons ERP?" Het is de eerste vraag bij elke nieuwe software, en het antwoord is vaak een verkooppraatje: "Wij koppelen met alles." Of het omgekeerde: "Daarvoor moet je bij de leverancier van je ERP zijn, die heeft een partnerprogramma."

Allebei is zelden het hele verhaal. Je hebt geen partnerschap met je ERP-leverancier nodig om nieuwe software aan te sluiten, en een koppeling is ook niet altijd het beste begin. In dit artikel: vijf routes, wat er per pakket kan, en wat je je IT laat controleren.

De vijf routes

1. Doorsturen per mail

Facturen, orders en retourbonnen komen al per mail binnen. Een doorstuurregel naar een eigen adres van de nieuwe software, en je bent begonnen. Geen toegang tot je systemen, geen installatie. Voor controles op inkoopfacturen of binnenkomende orders is dit vaak al genoeg om te zien of het iets oplevert.

2. Geplande export

Bijna elk ERP kan een rapport of export inplannen: elke nacht een CSV of Excel naar een map, SFTP-server of mailbox. De software leest die in. Je ERP doet het werk, en niemand heeft toegang tot je systeem. Voor controles die één keer per dag draaien, zoals een saldo per klant of een kostprijs, is dit vaak de beste route, ook op de lange termijn.

3. De officiële API, met je eigen sleutel

Voor cloudpakketten met een open API maak je zelf de toegang aan, met alleen de rechten die nodig zijn, en trek je die in wanneer je wilt.

• AFAS Profit. Je maakt een app connector aan en koppelt daar de GetConnectors aan die gelezen mogen worden, en UpdateConnectors als er iets terug moet. De toegang loopt via een token dat geldt voor de combinatie van omgeving, app connector, gebruiker en apparaat. Tokens kun je handmatig toevoegen en weer verwijderen (AFAS Help).
• Exact Online. De REST-API werkt met OAuth 2.0: je logt in bij Exact zelf en geeft de app toegang, en je kunt die toegang weer intrekken. Let op dat Exact per land een eigen omgeving heeft; een app voor Exact Online Nederland werkt met Nederlandse administraties (Apideck over Exact Online).
• Business Central (online). Je registreert een app in je eigen Microsoft Entra-omgeving en geeft die app in Business Central de rechten die nodig zijn. Dat heet service-to-service-authenticatie, en is bedoeld voor koppelingen zonder ingelogde gebruiker (Microsoft Learn).
• SAP Business One. De Service Layer is de REST-API van SAP Business One, gebaseerd op OData. Hij hanteert dezelfde regels als het pakket zelf (SAP Learning). Draait SAP Business One op een eigen server, dan gaat het via route 4.
• Odoo. Odoo heeft een externe API, maar op Odoo Online is die volgens de documentatie alleen beschikbaar op het Custom-abonnement, niet op One App Free of Standard (Odoo-documentatie). Anders: geplande exports.

4. Een connector op je eigen server

Veel productiebedrijven draaien hun ERP op een eigen server of bij een hostingpartij: Ridder iQ, Isah, King, oudere Navision-versies, of een eigen SQL-database. Daar werkt een kleine connector: een dienst op je eigen server die alleen-lezen meeleest uit de API of de database, en zelf een versleutelde verbinding naar buiten maakt.

Het belangrijkste detail: de connector verbindt naar buiten, niet andersom. Er gaan geen poorten open in je firewall, en niets van buitenaf kan naar binnen. Je IT geeft een leesaccount op de database, met alleen de tabellen die nodig zijn.

Ridder iQ heeft daarnaast een eigen API. Of je die kunt gebruiken, hangt af van je licentie en je installatie; vraag het na bij wie je Ridder beheert.

5. Terugschrijven, na akkoord

Soms moet een actie in het pakket landen: een goedgekeurde order, een statiegeldregel, een geblokkeerde factuur. Dat gaat via de API of de standaard importfunctie van het pakket. Twee regels:

• Alleen na akkoord van een mens. Niets definitief zonder dat iemand het heeft gezien.
• Alleen de schrijfrechten die nodig zijn. Lezen is de standaard; schrijven geef je per actie.

Wat je je IT laat controleren

• Wie maakt de toegang aan, en kunnen wij hem zelf intrekken?
• Welke rechten krijgt de koppeling precies? Alleen lezen, of ook schrijven, en waarop?
• Moeten er poorten open? (Het antwoord hoort nee te zijn.)
• Waar staan de gegevens, en is er een verwerkersovereenkomst?
• Wordt elke actie gelogd, met wie hem goedkeurde?
• Wat gebeurt er bij een update van het ERP?

Waar het misgaat

• "Wij koppelen met alles." Wat er kan, hangt af van je versie, licentie en inrichting. Een eerlijke leverancier test het eerst bij jou.
• Beheerdersrechten vragen. Een koppeling heeft zelden meer nodig dan lezen op een paar tabellen.
• Schermen laten naklikken (RPA). Werkt in een demo, breekt bij de eerste update.
• Beginnen met de koppeling. Je bouwt een koppeling voor software waarvan je nog niet weet of hij iets oplevert. Begin met mail of export, en koppel pas als het elke dag meedraait.

Hoe wij dit doen

Onze controles werken precies volgens deze vijf routes, zonder partnercontract met een ERP-leverancier. De Lekcheck werkt op een export of op de pdf's uit de mailbox; de controles draaien daarna op een geplande export, de API met jullie eigen sleutel, of een alleen-lezen connector op jullie server. Per pakket staat het op de pagina integraties.

Bronnen

• AFAS Help, Token genereren voor de Profit Rest Services
• Microsoft Learn, Using service-to-service authentication in Business Central
• Odoo, External API
• SAP Learning, Exploring the Service Layer API architecture and capabilities
• Apideck, How to create OAuth credentials for Exact Online NL