Waarom nacalculatie niet gebeurt, en hoe je het wel regelt
Voor CFO's, eigenaren en werkvoorbereiders van maakbedrijven die willen weten of een order heeft opgeleverd wat er begroot was.
Kort antwoord
Nacalculatie gebeurt meestal niet omdat de basis ontbreekt, niet omdat niemand het wil. De voorcalculatie heeft geen posten om tegen te vergelijken, uren worden niet op de order of bewerking geboekt, materiaal wordt niet op de order afgeboekt, en niemand is er eigenaar van. Regel het in die volgorde: dezelfde posten in voor- en nacalculatie, uren per bewerking op de order, materiaal op de order, en een vaste review van 30 minuten per maand op de drie grootste afwijkingen.
In het kort
- Zonder dezelfde posten in voor- en nacalculatie vergelijk je appels met peren.
- Uren op de order, liefst per bewerking, is de belangrijkste voorwaarde.
- Tel oorzaken met een vaste lijst. Dan zie je wat structureel misgaat.
- Elke maand 30 minuten op de drie grootste afwijkingen is genoeg om te leren.
1. Vier redenen waarom het niet gebeurt
| Reden | Hoe je het herkent | Wat je eraan doet |
|---|---|---|
| Geen posten in de voorcalculatie | De offerte heeft vier kolommen of één totaalbedrag | Bouw de offerte op per post: materiaal, bewerkingen, uitbesteed, opslagen |
| Uren niet op de order | Uren staan op een weekbriefje of alleen in de loonadministratie | Uren boeken op order, liefst per bewerking |
| Materiaal niet op de order | Materiaal komt uit een algemene voorraad zonder afboeking | Materiaal afboeken op de order bij uitgifte |
| Geen eigenaar | Iedereen vindt het belangrijk, niemand doet het | Eén eigenaar en een vaste maandreview |
Software lost dit niet op. De meeste ERP-pakketten voor maakbedrijven kunnen uren op een order of project registreren en begroot naast werkelijk zetten. Het probleem zit in wat er in het systeem terechtkomt.
2. In deze volgorde regel je het
- 1
Dezelfde posten
Bouw de voorcalculatie op per post, met dezelfde namen als waarop straks geboekt wordt: zagen, lassen, montage, en zo verder. Hoe dat werkt staat in kostprijsopbouw van een offerte.
- 2
Uren op de order
Laat medewerkers uren boeken op order en bewerking. Begin bij één afdeling. Op papier mag eerst, als het maar dagelijks op de order komt.
- 3
Materiaal op de order
Boek materiaal af op de order bij uitgifte uit het magazijn. Dat kan alleen als artikelen een vast nummer hebben.
- 4
Een vaste maandreview
Eén eigenaar, één keer per maand 30 minuten, alleen de drie grootste afwijkingen. Per afwijking één actie.
3. Vergelijk begroot met werkelijk
Hieronder staat een fictieve order. Vul per post de begrote en de werkelijke kosten in. De tool laat zien waar de marge is gebleven en welke afwijkingen je als eerste bespreekt.
Nacalculatie: begroot tegenover werkelijk
- Materiaal+€ 420
- Zagen+€ 68
- CNC-bewerking€ -115
- Lassen+€ 845
- Hydrauliek€ 0
- Elektro+€ 195
- Montage en test+€ 240
- Engineering€ -240
- Uitbesteed werk€ 0
Bespreek deze drie in de maandreview
- 1. Lassen+€ 84522,4% meer dan begroot
- 2. Materiaal+€ 4204,7% meer dan begroot
- 3. Montage en test+€ 24010,0% meer dan begroot
4. De maandreview van 30 minuten
| Tijd | Wat | Wie |
|---|---|---|
| 5 minuten | Welke orders zijn afgerond, en hoe lang stonden ze open? | Werkvoorbereiding |
| 15 minuten | De drie grootste afwijkingen. Lag het aan de calculatie, aan de uitvoering, of aan meerwerk dat niet is doorberekend? | Calculatie en werkvoorbereiding |
| 10 minuten | Wat passen we aan in de rekenregels of de werkwijze? Wie doet het, en wanneer? | Eigenaar van de review |
Houd het klein
Niet elke afwijking bespreken. Drie per maand, elk met één actie, levert in een jaar meer op dan een lange lijst die niemand afmaakt.
5. Tel de oorzaken
Kies bij elke grote afwijking een oorzaak uit een vaste lijst. Na een half jaar zie je dan wat structureel misgaat. Komt "meerwerk niet doorberekend" steeds terug, dan is de oplossing een meerwerkformulier, geen betere calculatie.
- Meer of minder werk dan begroot
- Materiaalprijs hoger of lager
- Fout of afkeur
- Meerwerk niet doorberekend
- Wachten op materiaal of informatie
- Uren verkeerd geboekt
Klopt een kengetal steeds niet, pas dan de rekenregel aan. Zo wordt nacalculatie de manier waarop je calculatiekennis actueel houdt.
Veelgestelde vragen
Wat is nacalculatie?
Nacalculatie is het vergelijken van wat je voor een order begrootte (de voorcalculatie) met wat het werkelijk kostte, per post. Het doel is leren: welke posten zitten er structureel naast, en waarom.
Hoe vaak moet je nacalculeren?
Op elke afgeronde order, maar bespreek alleen de grootste afwijkingen. Een vaste review van 30 minuten per maand werkt beter dan een uitgebreide analyse één keer per jaar.
Per order of per bewerking?
Per bewerking als het kan. Weet je alleen dat een order 20% meer uren kostte, dan weet je nog niet waar. Weet je dat het lassen was, dan kun je de rekenregel voor lassen aanpassen.
Wat als uren niet goed geboekt worden?
Begin klein: één afdeling, dagelijks, op order en bewerking. Laat zien wat er met de cijfers gebeurt in de maandreview. Mensen boeken beter als ze zien dat het ergens voor dient.
Hoeveel afwijking is normaal?
Er is geen vaste norm. Veel bedrijven kijken eerst naar posten die meer dan 10% afwijken. Belangrijker dan de grens is dat je de oorzaken telt en per keer één ding verbetert.
Bronnen
Cijfers en uitspraken van anderen op deze pagina komen hiervandaan. Rekenvoorbeelden zijn fictief.
- ECI: Ridder iQ, cloud-ERP voor maakbedrijven Voorbeeld van een ERP voor maakbedrijven met urenregistratie per project.
Over de schrijver
Safouan Bolbaroud · Oprichter van Agentfabriek
Safouan bouwt bij Agentfabriek automatiseringen bovenop de ERP-systemen van maakbedrijven en groothandels. Hij schrijft over wat er eerst op orde moet zijn voordat automatiseren zin heeft.