Artikelnummering opzetten voor een machinefabriek
Voor magazijn, werkvoorbereiding, inkoop en eigenaren van machinefabrieken en toeleveranciers.
Kort antwoord
Zet artikelnummering op met een korte code voor de hoofdgroep en een volgnummer, bijvoorbeeld HY-0012. Zet alle andere kenmerken, zoals type, maat, materiaal en leverancier, in aparte velden en niet in het nummer. Gebruik een vaste volgorde voor de omschrijving (wat – type – maat), geef het leveranciersnummer een eigen veld, hergebruik nooit een nummer, en begin met de artikelen die het vaakst bewegen. Een nummer toekennen is daarna een vaste regel: het volgende vrije nummer in de groep. Daar is geen AI voor nodig.
In het kort
- Hoofdgroep plus volgnummer: kort, stabiel en makkelijk te sorteren.
- Kenmerken in velden, niet in het nummer. Anders klopt het nummer niet meer zodra er iets verandert.
- Omschrijving altijd in dezelfde volgorde, zodat je dubbele artikelen vindt.
- Begin met wat beweegt, niet met het hele magazijn.
1. Betekenisvol of betekenisloos nummer?
Er zijn twee manieren om artikelnummers te maken. Een betekenisvol nummer vertelt iets over het artikel, bijvoorbeeld HY-SL-2SN-08-2000 voor een hydrauliekslang van een bepaalde maat. Een betekenisloos nummer is gewoon een volgnummer, zoals 104233.
Betekenisvol nummer
- Je herkent het artikel aan het nummer
- Makkelijk sorteren op soort
- Maar: verandert de maat of leverancier, dan klopt het nummer niet meer
- Maar: iemand moet de regels kennen om een nummer te maken
Betekenisloos volgnummer
- Snel en foutloos een nieuw nummer
- Blijft altijd geldig
- Maar: je ziet aan het nummer niet wat het is
- Maar: zoeken kan alleen op omschrijving en kenmerken
Voor de meeste machinefabrieken werkt een tussenvorm het best: alleen de hoofdgroep in het nummer, en daarachter een volgnummer. HY-0012 vertelt je dat het hydrauliek is, en blijft geldig als de leverancier of maat verandert. Al het andere staat in velden, waarop je in je ERP kunt zoeken en filteren.
2. Vijf regels die je aanhoudt
- 1
Eén artikel, één nummer
Nooit een nummer hergebruiken, ook niet als een artikel vervalt. Zet het op de status Vervallen.
- 2
Alleen de hoofdgroep in het nummer
Maat, type, materiaal en leverancier horen in velden. Anders klopt het nummer niet meer zodra er iets verandert.
- 3
Leveranciersnummer in een eigen veld
Dan zoek je op allebei, en wissel je van leverancier zonder een nieuw artikelnummer.
- 4
Omschrijving altijd: wat – type – maat
Bijvoorbeeld "Hydrauliekslang – 2SN – 1/2" × 2000 mm". Dan vind je dubbele artikelen voordat ze in het systeem staan.
- 5
Begin met wat beweegt
Niet het hele magazijn in één keer, maar eerst de artikelen die het afgelopen jaar zijn gebruikt.
3. Probeer het: het volgende vrije nummer
Kies een hoofdgroep en vul wat, type en maat in. De generator geeft het volgende vrije nummer, blokkeert een artikel dat al bestaat en waarschuwt als er een artikel lijkt op wat je invoert. De lijst is fictief.
Artikelnummergenerator
| Nummer | Omschrijving |
|---|---|
| HY-0001 | Hydrauliekslang – 2SN – 1/2" × 2000 mm |
| HY-0002 | Hydrauliekpomp – tandwiel – 16 cc |
| HY-0003 | Volgende vrije nummer |
4. Hoofdgroepen voor een machinefabriek
Houd het bij zes tot twaalf groepen. Te veel groepen en mensen twijfelen waar iets onder valt. Te weinig en een groep wordt een vergaarbak.
| Code | Groep | Wat valt eronder |
|---|---|---|
| ST | Staal en plaat | Plaat, koker, buis, strip, profielen |
| MD | Maakdelen | Eigen gemaakte delen op tekening |
| AA | Aandrijving | Lagers, motoren, reductiekasten, kettingen |
| HY | Hydrauliek | Slangen, koppelingen, pompen, cilinders, ventielen |
| PN | Pneumatiek | Cilinders, ventielen, slang, fittingen |
| EL | Elektro | Schakelaars, relais, kabel, sensoren, kasten |
| BV | Bevestiging | Bouten, moeren, ringen, borgpennen |
| VB | Verbruik | Lasdraad, gas, slijpschijven, verf |
Eigen maakdelen
Geef een maakdeel een artikelnummer in de groep Maakdelen, en zet het tekeningnummer en de revisie in eigen velden. Zo verandert het artikelnummer niet bij een nieuwe revisie, en zie je toch altijd welke tekening hoort bij wat er op de plank ligt.
5. Een bestaande lijst opschonen
- 1
Exporteer wat er is
Haal alle artikelen uit het ERP of het magazijnbestand, met het gebruik van het afgelopen jaar erbij.
- 2
Kies wat beweegt
Filter op artikelen die het afgelopen jaar zijn gebruikt. Daar begin je mee. De rest komt later, of vervalt.
- 3
Herschrijf de omschrijvingen
In de vaste volgorde wat – type – maat. Dit is het meeste werk, en hier helpt AI het meest: een voorstel per regel, dat een mens keurt.
- 4
Zoek dubbele artikelen
Sorteer op omschrijving. De template markeert dubbele omschrijvingen rood. Voeg ze samen tot één artikel.
- 5
Ken hoofdgroep en nummer toe
Per artikel de groep en het volgende vrije nummer. Bewaar het oude nummer in een eigen veld, dan blijft zoeken op het oude nummer mogelijk.
- 6
Leg vast wie nieuwe artikelen aanmaakt
Eén of twee mensen, met de vijf regels erbij. Anders loopt de lijst binnen een jaar weer vol.
Waar AI wél helpt
Bij de eenmalige opschoning van wat er nu ligt: oude omschrijvingen herschrijven, een hoofdgroep voorstellen, en artikelen vinden die op elkaar lijken maar anders geschreven zijn. AI doet een voorstel, een mens keurt. Daarna is nummeren gewoon een regel.
Veelgestelde vragen
Moet de maat in het artikelnummer?
Liever niet. Zet de maat in een eigen veld en in de omschrijving. Zit de maat in het nummer en verandert de maat, dan klopt het nummer niet meer, of je krijgt twee nummers voor bijna hetzelfde artikel.
Hoeveel cijfers heeft het volgnummer nodig?
Vier cijfers geven 9.999 nummers per hoofdgroep. Voor de meeste groepen in een machinefabriek is dat genoeg. Verwacht je in een groep meer artikelen, kies dan vijf cijfers. Kies het één keer en houd het overal gelijk.
Wat doe je met de oude artikelnummers?
Bewaar ze in een apart veld, bijvoorbeeld "oud nummer". Dan kunnen mensen een tijd lang op het oude nummer blijven zoeken, en vind je oude tekeningen en orders terug.
Kan het ERP de nummers automatisch toekennen?
De meeste ERP-pakketten kunnen nummerreeksen per groep bijhouden. Vraag je leverancier of consultant hoe dat in jullie versie werkt. Eerst moeten de groepen en de regels wel vastliggen.
Heb je AI nodig om artikelnummers toe te kennen?
Nee. Het volgende vrije nummer in een groep is een vaste regel. AI is wel handig bij het eenmalig opschonen van een rommelige lijst: omschrijvingen herschrijven en dubbele artikelen vinden.
Bronnen
Cijfers en uitspraken van anderen op deze pagina komen hiervandaan. Rekenvoorbeelden zijn fictief.
- Arena Solutions: Part numbering best practices Overzicht van betekenisvolle en betekenisloze artikelnummers en wanneer je welke kiest (Engels).
- OpenBOM: Part numbering best practices Waarom betekenisvolle nummers moeilijk te onderhouden worden als een bedrijf groeit (Engels).
Over de schrijver
Safouan Bolbaroud · Oprichter van Agentfabriek
Safouan bouwt bij Agentfabriek automatiseringen bovenop de ERP-systemen van maakbedrijven en groothandels. Hij schrijft over wat er eerst op orde moet zijn voordat automatiseren zin heeft.