Calculatie zit bij één persoon: zo leg je het vast
Voor eigenaren, directeuren en CFO's van maakbedrijven waar de offertes bij één persoon liggen.
Kort antwoord
Als de calculatie bij één persoon zit, leg je niet alles vast wat die persoon weet. Je legt de rekenregels vast: hoe een aanvraag een hoeveelheid materiaal, een aantal uren en een prijs wordt. Dat doe je in vier stappen naast het gewone werk: twee interviews aan de hand van recente offertes, de regels in een register zetten, een tweede persoon met alleen die regels laten meerekenen, en de regels vastleggen in je calculatie-opzet of ERP. Klaar ben je als een tweede persoon vijf offertes op rij binnen 10% van de calculator uitkomt.
In het kort
- Het grootste risico is niet dat de calculator vertrekt, maar dat niemand kan nagaan waar een prijs vandaan komt.
- Leg rekenregels vast, geen complete werkwijze. Het zijn er eerder tientallen dan honderden.
- Test het met een schaduwcalculatie: een tweede persoon rekent met alleen de regels.
- Daar is geen AI of nieuwe software voor nodig. Wel een paar uur per week, een paar weken lang.
1. Waarom dit een risico is
In veel maakbedrijven maakt één persoon de offertes. Vaak al jaren, met een eigen Excel en veel ervaring. Dat werkt, tot die persoon ziek wordt, met pensioen gaat, of het werk niet meer bijhoudt.
Het grootste risico is niet het vertrek zelf. Het is dat niemand kan nagaan waar een prijs vandaan komt. Dan kun je niet uitleggen waarom een order verlies draaide, kun je niemand inwerken, en heb je bij een overname of verkoop geen antwoord op een vraag die een koper zeker stelt. De KVK raadt ondernemers die willen verkopen niet voor niets aan om het bedrijf minder van zichzelf afhankelijk te maken.
Herken je dit?
Offertes blijven liggen als de calculator op vakantie is. Niemand anders weet welk uurtarief er wordt gebruikt. Achteraf kan niemand zeggen of een order heeft opgeleverd wat er begroot was.
2. Wat je vastlegt, en wat niet
Je hoeft niet alles op te schrijven wat iemand in twintig jaar heeft geleerd. Dat lukt ook niet. Waar het om gaat zijn de rekenregels: de vaste stappen waarmee een aanvraag een prijs wordt.
Wel vastleggen
- Welke posten een offerte heeft: materiaal, bewerkingen, uitbesteed werk, opslagen
- Kengetallen, zoals lasuren per ton of verlies op plaat
- Welke uurtarieven er gelden en hoe ze zijn opgebouwd
- Wanneer je afwijkt, bijvoorbeeld bij spoed of een nieuw ontwerp
- Waar prijzen vandaan komen: laatste inkoop, offerte leverancier, vaste prijs
Niet nodig
- Elke offerte die ooit is gemaakt
- Een compleet handboek
- Uitzonderingen die één keer per jaar voorkomen
- Een nieuw softwarepakket voordat de regels er zijn
Schrijf een rekenregel zo op dat een nieuwe collega hem kan toepassen. Met het getal erbij, waar het getal vandaan komt (ervaring, nacalculatie of leverancier) en wanneer het voor het laatst is gecontroleerd.
| Productsoort | Post | Regel in gewone woorden | Kengetal | Bron |
|---|---|---|---|---|
| Frames en constructie | Lassen | Lasuren per ton constructie, meer bij veel naden | 45 uur per ton | Ervaring |
| Frames en constructie | Materiaal | Zaag- en snijverlies bovenop het netto gewicht | 8% | Nacalculatie |
| Hydraulische aandrijving | Hydrauliek | Montage-uren per functie (cilinder of motor met leidingen) | 6 uur | Ervaring |
| Alle producten | Engineering | Nieuw ontwerp, minimaal | 40 uur | Ervaring |
De getallen laten de vorm zien. Gebruik ze niet als norm: elk bedrijf heeft eigen kengetallen.
3. In vier stappen vastleggen
- 1
Twee interviews van een uur
Pak drie recente offertes: een gewone, een lastige en een die achteraf tegenviel. Laat de calculator vertellen hoe hij of zij tot de prijs kwam. Stel de vragen uit de template en schrijf de antwoorden op in zijn of haar woorden.
- 2
De regels in een register
Zet elke regel die je hoort op een eigen rij: productsoort, post, de regel in gewone woorden, het kengetal, de bron en de eigenaar. Laat de calculator het register nalezen en aanvullen.
- 3
Een schaduwcalculatie
Laat een tweede persoon vijf offertes calculeren die de calculator ook maakt, met alleen het register. Vergelijk per post. Waar het verschil groter is dan 10%, ontbreekt een regel of is hij onduidelijk. Vul aan en herhaal.
- 4
Vastleggen in de opzet of het ERP
Zet de regels in je calculatie-opzet of in de calculatiemodule van je ERP, zodat ze bij elke offerte worden gebruikt. Vergelijk ze elk kwartaal met de nacalculatie.
Klaar als
Een tweede persoon komt op vijf offertes op rij binnen 10% van de calculator uit, zonder het te vragen.
Probeer het hieronder. Vul per post de uitkomst van de calculator en die van de tweede persoon in.
Schaduwcalculatie
| Post | Calculator | Tweede persoon | Verschil |
|---|---|---|---|
| -2,3% | |||
| +3,2% | |||
| -17,2% | |||
| -3,8% | |||
| -2,1% | |||
| +25,0% | |||
| Totaal | € 18.097 | € 17.380 | -4,0% |
4. Hoeveel tijd het kost
| Stap | Tijd calculator | Tijd tweede persoon | Wanneer |
|---|---|---|---|
| Interviews | 2 uur | 2 uur (meeschrijven) | Week 1 |
| Register | 1 uur nalezen | 4 tot 6 uur | Week 1 en 2 |
| Schaduwcalculatie | 1 uur per vergelijking | 2 tot 4 uur per offerte | Week 2 tot 5 |
| Vastleggen | 2 uur | 4 uur | Week 6 |
Een inschatting voor een bedrijf met één calculator en een paar productsoorten. Meer productsoorten betekent meer regels.
5. Waar het misgaat
- De calculator voelt zich gecontroleerd. Zeg vooraf waarom je dit doet: het gaat om continuïteit, niet om fouten zoeken. Maak de calculator eigenaar van het register.
- Je schrijft uitzonderingen op in plaats van regels. Begin met wat vaak voorkomt. Uitzonderingen komen later.
- Het register veroudert. Koppel het aan de nacalculatie. Klopt een kengetal steeds niet, dan pas je het aan.
- Je koopt eerst software. Een calculatiemodule of AI-tool helpt pas als de regels er zijn. Anders automatiseer je een gevoel.
6. En AI?
AI kan helpen bij het uitwerken van de interviews, of bij het zoeken in oude offertes naar een vergelijkbare order. Het rekenen zelf doe je met vaste regels, zodat iedereen kan nagaan hoe een prijs tot stand komt. Een taalmodel dat zelf een prijs bedenkt, kun je niet controleren.
Wil je weten hoe een calculatie per post is opgebouwd? Lees kostprijsopbouw van een offerte in de machinebouw.
Veelgestelde vragen
Hoeveel rekenregels heb je nodig?
Dat hangt af van het aantal productsoorten. Meestal zijn het er eerder tientallen dan honderden. Begin met de posten die het grootste deel van de prijs bepalen, vaak materiaal en de grootste bewerkingen, en vul aan waar de schaduwcalculatie verschillen laat zien.
Wat als de calculator niet wil meewerken?
Leg uit waarom: het gaat om continuïteit en om de calculator ontlasten, niet om controle. Maak hem of haar eigenaar van het register en de inwerker van de tweede persoon. Wie zijn kennis deelt, wordt minder vaak gebeld tijdens de vakantie.
Moet dit in het ERP?
Uiteindelijk wel, maar niet als eerste. Eerst de regels op papier en getest met een schaduwcalculatie. Daarna zet je ze in de calculatiemodule van je ERP of in een vaste calculatie-opzet.
Kan AI de calculatie overnemen?
Niet betrouwbaar. AI kan helpen met zoeken en samenvatten, maar een prijs moet je kunnen narekenen. Dat kan alleen met vaste rekenregels en een opbouw per post.
Hoe lang duurt het?
Reken op vier tot zes weken naast het gewone werk, voor een bedrijf met één calculator en een paar productsoorten. Het grootste deel van de tijd zit in de schaduwcalculaties.
Bronnen
Cijfers en uitspraken van anderen op deze pagina komen hiervandaan. Rekenvoorbeelden zijn fictief.
- KVK: Je bedrijf verkoopklaar maken Advies om taken over te dragen en het bedrijf minder afhankelijk te maken van de ondernemer.
- KVK: Stappenplan bedrijf overnemen Een koper controleert of de informatie van de verkoper klopt.
Over de schrijver
Safouan Bolbaroud · Oprichter van Agentfabriek
Safouan bouwt bij Agentfabriek automatiseringen bovenop de ERP-systemen van maakbedrijven en groothandels. Hij schrijft over wat er eerst op orde moet zijn voordat automatiseren zin heeft.