Je bedrijf net overgenomen: de eerste 90 dagen in de operatie

1. Waarom rustig beginnen

Bij een overname neem je het personeel meestal mee, en daarmee ook alles wat in hun hoofden zit. De vorige eigenaar heeft relaties opgebouwd met klanten en leveranciers, en de vraag is of die ook met jou zaken willen doen. Dat staat ook in het stappenplan van de KVK.

Wie in de eerste weken veel verandert, loopt het risico dat juist de mensen met de meeste kennis afhaken. Daarom begin je met kijken. Je hebt ook geen haast: een maakbedrijf dat al decennia draait, draait volgende week ook nog.

2. Dag 1 tot 30: kijken en leren

1. 1

   Met iedereen praten

   Een gesprek van 30 minuten met elke medewerker: wat doe je, wat loopt goed, wat zou je veranderen?

2. 2

   Rust afspreken

   Vertel dat er de eerste 30 dagen niets groots verandert, behalve bij veiligheid of geld.

3. 3

   Toegang op je eigen naam

   Bank, ERP, boekhouding, mail, domein en licenties. Dan ben je niet afhankelijk van de vorige eigenaar voor wachtwoorden.

4. 4

   Eén order volgen

   Van aanvraag tot factuur meelopen, zonder te sturen. Je ziet waar het stokt en wie wat doet.

5. 5

   Klanten en leveranciers

   Met de vorige eigenaar de tien grootste klanten bellen of bezoeken, en de afspraken met de belangrijkste leveranciers op een rij zetten.

6. 6

   Vragen wat alleen in één hoofd zit

   Prijsafspraken, beloftes, garanties. Dit verdwijnt als je het nu niet vraagt.

3. Wie weet wat?

Maak in de eerste weken een lijst van taken en wie ze kan. Elke taak die maar één persoon kan, is een risico als die persoon ziek wordt of vertrekt. In maakbedrijven zijn dat vaak de calculatie, de planning van de werkplaats en het beheer van het ERP.

Voor elke rode taak spreek je af wie hem als tweede gaat leren, en wanneer. Bij de calculatie helpt calculatiekennis vastleggen.

4. Dag 31 tot 60: de basis op orde

1. 1

   Eén eigenaar per proces

   Offerte, werkvoorbereiding, inkoop, planning, magazijn en facturatie. Iedereen weet bij wie hij moet zijn.

2. 2

   Kennisrisico verkleinen

   Voor elke taak met één persoon: wie werkt hier als tweede in, en wanneer?

3. 3

   Artikelen op orde

   Afspraken maken over artikelnummering en beginnen met opschonen bij wat beweegt.

4. 4

   Uren op de order

   Begin bij één afdeling. Zonder uren op de order kun je niet nacalculeren.

5. 5

   Vijf vaste cijfers

   Kies vijf cijfers die je elke maand terugziet. Liever vijf die kloppen dan twintig die niemand leest.

5. Welke cijfers je in maand 1 wilt hebben

6. Dag 61 tot 90: één verbetering en een plan

1. 1

   Eén meetbare verbetering

   Bijvoorbeeld: elke afgeronde order heeft een nacalculatie, of de tijd van aanvraag tot offerte gaat omlaag. Eén ding goed in plaats van tien half.

2. 2

   Wensen verzamelen, nog niets kopen

   Schrijf op wat mensen willen aan software en automatisering. Per wens: is het een afspraak, een instelling in het ERP, of echt iets nieuws?

3. 3

   Een plan voor het jaar

   Wat wil je over 6 tot 12 maanden bereikt hebben? Schrijf het op één pagina en deel het met het team.

7. Waar het misgaat

• Te snel veranderen. Mensen haken af voordat je weet wat ze weten.
• Eerst software kopen. Een nieuw pakket op een rommelige basis maakt de rommel sneller.
• Een sleutelpersoon kwijtraken. Maak de kennisrisico-lijst in week 2, niet in maand 6.
• De vorige eigenaar te vroeg of te laat loslaten. Spreek vooraf af wat hij of zij nog overdraagt en tot wanneer.
• Alles tegelijk. Kies per fase twee of drie dingen.