Case Study Semmi BV: 27,5 Minuten per Rapport Bespaard met een Maatwerk Dossier-Pipeline

De Uitdaging bij Semmi BV

In sectoren waar zorg, juridische dossiers en formele rapportage samenkomen, is documentatie geen bijzaak — het is de kern van de aansprakelijkheid en kwaliteit.

Bij Semmi BV liepen behandelaren en dossierbeheerders tegen een klassiek capaciteitsprobleem aan:

• Elk intakegesprek en cliëntcontact vereist een formeel, gestructureerd rapport.
• Het handmatig uittypen, formuleren en formatteren van deze verslagen kostte gemiddeld 27,5 minuten per dossier.
• Met een groeiend aantal cliënten besteedden hoogopgeleide professionals tot wel 15 uur per week aan puur administratief typewerk.

Dit had twee grote gevolgen:

1. Lange doorlooptijden: Cliënten en verwijzende instanties moesten soms dagen wachten op de officiële rapportage.
2. Capaciteitsplafond: Om meer cliënten te kunnen helpen, moest Semmi BV óf extra personeel aannemen, óf accepteren dat behandelaren overwerkt raakten.

Marijke Smit, Operations & Team Lead bij Semmi BV, zocht naar een structurele oplossing: "Onze mensen zijn opgeleid om cliënten te helpen, niet om als typist te fungeren. We wilden die administratieve druk radicaal verlagen zonder in te boeten op de juridische en inhoudelijke kwaliteit van onze rapporten."

---

De Oplossing van Agentfabriek: Een Maatwerk Dossier-Pipeline

In plaats van een generieke dicteertool te introduceren (die alleen maar een grote lap ongestructureerde tekst oplevert), ontwierp en bouwde Agentfabriek een volledig geautomatiseerde spraak-naar-dossier workflow:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1. Beveiligde Audio Intake                                  │
│ Behandelaar spreekt bevindingen & observaties in (3-5 min)  │
└──────────────────────────────┬──────────────────────────────┘
                               │
                               ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2. EU-Speech Processing (Whisper Architecture)              │
│ Nauwkeurige transcriptie met vaktermenherkenning            │
└──────────────────────────────┬──────────────────────────────┘
                               │
                               ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3. Semantische Structurering & Template Mapping             │
│ Data wordt automatisch ingedeeld in formele rubrieken:       │
│ • Anamnese & Voorgeschiedenis                              │
│ • Diagnostische Observaties                                 │
│ • Behandelplan & Advies                                     │
└──────────────────────────────┬──────────────────────────────┘
                               │
                               ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 4. Human-in-the-Loop Accordering & Export                   │
│ Behandelaar controleert concept (2 min) -> 1-klik export    │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Belangrijkste technische componenten:

1. AVG- en NEN 7510-conform: Verwerking vindt uitsluitend plaats binnen dedicated Europese servers. Data wordt na verwerking direct verwijderd van tijdelijke opslag.
2. Domeinspecifieke Structurering: Het model kent de exacte formele opbouw die Semmi BV hanteert. Ongestructureerde spraak (inclusief pauzes of tussenopmerkingen) wordt omgezet in foutloos, professioneel Nederlands.
3. Naadloze Integratie: Het afgeronde rapport wordt direct weggeschreven naar het interne dossiersysteem van Semmi BV.

---

De Cijfers & Resultaten

Binnen 7 dagen na de eerste intake draaide het pilotsysteem in de dagelijkse operatie. De resultaten overtroffen de verwachtingen:

Metric	Vóór Implementatie	Na Implementatie	Resultaat
Tijd per rapport	27,5 minuten	5 tot 7 minuten	-75% administratietijd
Doorlooptijd rapport	24 - 48 uur	Binnen 30 minuten	Directe afronding
Personeelsuren bespaard	0 uur	~25 uur / week (team)	Vrijgemaakte capaciteit
Geschatte jaarbesparing	—	~€50.000+ / jaar	Directe kostenreductie
Terugverdientijd	—	< 2 werkdagen	Extreme ROI

"We hebben onze administratietijd met meer dan 75% teruggebracht. Het scheelt ons team tienduizenden euro's per jaar aan pure overtiktijd. Onze mensen kunnen zich nu weer 100% richten op de inhoud en op onze cliënten."
— Marijke Smit, Operations & Team Lead, Semmi BV

---

Waarom deze case zo relevant is voor de zakelijke dienstverlening

De case van Semmi BV staat niet op zichzelf. In heel Nederland zitten duizenden professionals — van advocaten en notarissen tot zorgbehandelaren, keurmeesters en schade-experts — vast in exact hetzelfde knelpunt:

Ze besteden 30% tot 50% van hun werkdag aan het omzetten van gesprekken, waarnemingen en notities naar officiële rapportages.

De sleutel tot succes bij Semmi BV was:

1. Geen generieke tool: Geen losse chatbot, maar een specifieke workflow die het eindformaat van het rapport exact begreep.
2. Behoud van menselijke regie: De professional blijft altijd eindverantwoordelijk en accordeert het rapport voor verzending.
3. Hands-on snelheid: Geen consultancy-traject van maanden, maar binnen een week werkend in productie.

---

Ook jouw administratieve uren met 75% verlagen?

Herken je de situatie van Semmi BV in jouw eigen organisatie?

Plan een virtuele kop koffie van 15 minuten met Agentfabriek. We kijken samen naar je huidige rapportage- of administratieproces en laten je zien hoe we binnen 7 dagen een werkend pilotsysteem live zetten. Meer informatie over AI concepten vind je in onze kennisbank: AI Agents, Large Language Models (LLM), RAG technologie, Prompt Engineering, Context Windows en Agentic AI.