Kratten en pallets die niet terugkomen: zo hou je het emballagesaldo per klant bij

Een rit gaat de deur uit met 40 kratten. Er komen er 32 terug. Niemand vraagt naar de andere acht, want de retourbon ligt in een bakje in de cabine. Een maand later bestelt de planning nieuwe kratten bij de verhuurder, terwijl er honderden bij klanten staan.

Zo lopen 5.000 kratten weg zonder dat iemand het merkt. Bij €0,25 huur per krat per maand is dat €15.000 per jaar aan kratten die je betaalt maar niet hebt. De oplossing is zelden nieuwe software. Het saldo per klant moet iemands taak zijn, en er moet statiegeld op elke factuur.

Emballage is geld dat op wielen de deur uit gaat. In dit artikel: waar het lekt, hoe je het saldo per klant bijhoudt, en de vier controles die het dichten.

Hoe emballage werkt, kort

Er zijn grofweg drie manieren:

• Een pool met statiegeld. Bij Euro Pool System, bekend van de kratten in de versketen, betaalt de eerste gebruiker statiegeld aan de pool en rekent dat door aan de volgende in de keten. Wie de krat terugbrengt, krijgt het statiegeld terug (Harvard D3 over Euro Pool System). Wie een krat houdt, houdt dus ook geld vast.
• Huur. Je huurt kratten of pallets per periode. Elke dag dat een krat bij een klant staat, betaal jij.
• Eigen emballage. Je hebt de kratten zelf gekocht. Een krat die niet terugkomt, moet je vervangen.

In alle drie de gevallen geldt hetzelfde principe: het probleem hoort bij wie het veroorzaakt. Wie de krat houdt, betaalt.

Waar het lekt

Het saldo per klant

Eén tabel is genoeg om te beginnen. Per klant en per type krat of pallet:

Saldo = uit (pakbonnen) − retour (retourbonnen)

Klant B is je eerste telefoontje. Klant C ook, want pallets zijn duurder dan kratten.

Twee dingen maken dit in de praktijk lastig:

• Retourbonnen zijn van papier. De chauffeur neemt ze mee, ze liggen in een bakje, en ze komen nooit in het systeem. Een foto van de bon is genoeg om hem te verwerken, als iemand of iets hem leest.
• Types lopen door elkaar. Verschillende kratmaten en palletsoorten hebben elk hun eigen saldo en hun eigen prijs. Tel ze niet op.

De vier controles

1. Saldo te hoog of te lang open

Alles boven een drempel, of langer dan 30 dagen open, gaat met het saldo naar de klant: "Bij u staan 250 kratten, de oudste sinds 23 augustus. Wilt u die meegeven met de volgende levering?" Concreet en met de cijfers erbij werkt beter dan een algemene herinnering.

2. Eerst terughalen, dan pas bijhuren

Voordat de planning nieuwe kratten huurt, kijkt iemand naar het saldo bij klanten. Als er 340 kratten langer dan 30 dagen bij zes klanten staan, is een bestelling van 200 nieuwe niet nodig. Dit is de controle die het meeste geld scheelt, en die het minst vaak gebeurt, omdat planning en administratie elk een ander deel van het plaatje hebben.

3. De factuur van de verhuurder narekenen

Elke maand: de aantallen van de verhuurder naast je eigen telling. Zonder eigen registratie betaal je wat de verhuurder zegt. Met registratie kun je bezwaar maken, met je eigen pakbonnen en retourbonnen als bewijs.

4. Statiegeld op elke factuur

Leg het probleem bij wie de krat heeft. Als er statiegeld op de factuur staat, heeft de klant een reden om kratten terug te geven. De meeste ERP-pakketten kunnen het: in AFAS Profit koppel je een emballage-artikel aan een artikel, en komt de regel automatisch mee op de order en de factuur (AFAS Help). Het probleem is zelden de software; het is dat het niet is ingericht, of dat leveringen zonder de koppeling worden gefactureerd.

Rekenen met je eigen getallen

Wat het je kost, hangt af van je tarieven: huur per krat per periode, of het statiegeld per krat. Vul ze in de rekentool op de pagina van de emballagecontrole in, met het aantal kratten dat nu langer dan 30 dagen buiten staat. Tel daar de kratten bij op die je bijhuurt terwijl er nog genoeg buiten staan.

Wie doet wat

Het hoeft niet veel tijd te kosten. Het moet wel iemands taak zijn.

Hoe wij dit doen

Onze emballagecontrole houdt het saldo per klant en per type bij uit je pakbonnen, verkoopfacturen en retourbonnen. Een foto van een papieren retourbon doorsturen is genoeg: AI leest de bon, gewone code telt het saldo. Het stuurt klanten een herinnering met hun saldo, stemt elke maand af met de verhuurder, controleert of statiegeld op de factuur staat, en waarschuwt de planning vóór er nieuwe kratten worden gehuurd. Bovenop het ERP dat je al hebt.

De emballagecontrole staat op vroege toegang: we richten hem in met een beperkt aantal bedrijven. Plan een gesprek als je wilt weten wat er bij jou buiten staat.

Bronnen

• AFAS Help, Emballage (verpakking met statiegeld)
• Harvard Digital Innovation and Transformation, Euro Pool System: reshaping fresh food chain one tray at a time
• Agentfabriek, Het regelboek, regels LO-01 tot en met LO-04